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院校 | 大众物业牵手四格互联打造智慧校园服务平台

2017.04.09 四格互联

       相比住宅、写字楼等物业业态,院校后勤管理服务工作要面对数以万计教职员工和学生、数以万计的设施设备和数百上千亩的管理面积,综合管理难度不可谓不大。四格互联根据院校后勤管理特点为深圳大众物业量身打造院校智慧后勤管理平台,并制定针对性院校智慧后勤解决方案。目前,平台已平稳运营两年多时间,全面覆盖师生、管理部门和物业员工等,形成具有院校特色的智慧后勤管理体系,取得显著效果。  


       项目概况

 

       广州中医药大学是广东省“211工程”重点建设高校,是新中国首批兴建的4所中医药高等学府和卫生部临床药理研究基地及中国中医药师培训基地之一,为中国首批拥有硕士、博士学位授予权单位,拥有硕士研究生推荐免试资格,两次接受教育部本科教学工作水平评估结果均为优秀。


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广州中医药大学三元里校区


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广州中医药大学大学城校区       


       广中医拥有三元里和大学城两个校区,占地1377亩,建筑78万多平方米,设备总值4.9亿元。下辖二级学院15个,开设本科专业18个。现有全日制在校学生18520人,教职员工(含附属医院)5000多人。

 

       21世纪初,高校后勤社会化改革浪潮汹涌迭起。经过激烈的市场竞标,深圳市大众物业获得了广州中医药大学物业管理权。大众物业成立于1993年,是深圳市最早从事物业管理的专业公司,也是深圳市首批甲级物业管理资质企业之一,首批获得国家一级物业管理资质企业。

 

       大众物业还在广州、武汉、苏州、西安、湖南、沈阳、合肥、南京、蚌埠、镇江等地设立分公司。管理的物业类型包括商业写字楼、大型住宅区、大型购物广场、政府办公行政大楼、图书馆、美术馆、会堂、高等院校、少儿活动基地等。管理的物业总建筑面积近1000万平方米,是深圳市目前极具规模和享有盛誉的物业管理企业。

 

       面对行业发展新形式和社会经济发展新常态,2015年5月,大众物业与四格互联达成全面合作,积极引进四格互联物院校智慧后勤管理平台,尝试借助互联网技术进一步拓展企业发展新空间。经前期周密调研,率先在已经服务十多年的广州中医药大学展开院校后勤管理智能化试点。

 

       快速交付上线

 

       虽然物业管理服务内容大同小异,但高校与社区和其它业态等还是有很大差异。面对全新的服务业态,四格互联运营团队做了周密细致的前期调研和充分准备。2015年7月开始,运营小组协助大众物业广中医项目管理团队组织了多场平台系统功能培训工作。仅仅用两个月,即完成云坐席、工单管理、仓库管理、安保巡更、设备管理和员工考勤等系统上线。到9月份开学前完成系统内部试运行。


 

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广州中医药大学教学区


       同时,在深度交流过程中,运营小组团队对四格互联院校智慧后勤管理平台进行差异化配置,以满足不同部门多样化需求。另外,针对学生宿舍管理,大众物业还上线寻常生活客户端,专门为学生提供智慧物业服务。经过双方的密切协作,截止目前,四格互联智慧院校管理平台已经全面覆盖广中医两个校区的教学、生活、办公等重要区域,并取得显著运营效果。

 

       院校智慧后勤平台带来哪些改变?

 

       形成系统性院校管理体系

 

       经过近两年平稳运行,围绕学生入学、毕业、就业等几个大的时段,大众物业基于四格互联院校智慧后勤平台形成了一整套系统性的智能化管理体系,全面覆盖广大学生、教职员工、管理部门和物业员工等多个群体。实现了宿舍报修、教师报修、清洁绿化、服务建议、员工考勤、设备巡检、安全巡更等日常物业服务工作的精细化管理,极大提高了工作效率,并获得学校和师生等的好评。

 

       管家式服务

 

       大众物业提供管家式服务。广中医教学区和生活区面积较大,四格互联智慧后勤管理平台分别开设服务入口,并由专人负责。学生、老师可现场拍摄照片,描述服务内容,进行服务预约。物业管理部门会根据服务预约的时间、地点,结合排班计划,进行系统自动派单。如此一来大大减少客服、服务问题确认和后期统计分类等多项业务的工作量,有效提升了服务质量和满意度。

 

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广州中医药大学生活区


       通过引进四格互联院校智慧后勤管理平台,实现了广中医教学和生活区物业管理服务的智能化管理。教室、图书馆等公共区域全都可用手机客户端随时随地报修。学生宿舍门锁、灯具坏了,学生可以通过寻常生活客户端快捷报修。曾有同学被锁在卫生间,用寻常生活报修快速解决问题。

 

       此外,考虑到部分学生没有注册寻常生活等情况,四格互联平台还提供400报单系统。学生打电话后,系统能够自动识别学生资料,并弹出服务窗口。客服人员在系统后台快速填写用户服务内容、上门时间等,即可生成工单并自动派发给值班工作人员。

 

       工单闭环管理

 

       四格互联智慧后勤管理平台覆盖了物业管理各个环节和所有相关人员等。服务发起->系统派单->工单处理->工单督办->工单审核->工单评价,各个环节均实现工单自动流转和流程化处理,真正做到物业管理服务工作闭环管理。同时,大部分工作均能通过手机客户端完成,实现了移动化办公,大幅提升了管理服务效率。

 

       助力决策分析

 

       按照事先设置,四格互联系统会定期汇总分析数据,并给出服务、设备运行等的数据报告。据此,管理层可以清晰判断周期内服务类型的工单量、同比、环比变化趋势,并根据运行规律设置运行伐值。针对伐值外的情况,能及时给予预警和建议等。

 

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广州中医药大学图书馆

       

       2015年年底,大众物业广中医项目部要统计一年所有工单处理情况。通过四格互联院校智慧后勤管理平台不到半小时完成过去要一个星期才能做完的工作量。尝到智能化带来的甜头后,广中医相继上线使用仓库、巡更、考勤、设备等管理系统。目前,每月有3000—4000个工单通过寻常生活报障,并得到及时处理。

 

       校园生活管理

 

       除了提供日常物业服务,大众物业还根据学生校园学习生活需求,在四格运营团队协助下,经过与学校管理部门沟通,上线校园生活管理系统。学校师生、管理部门、教职员工和物业公司员工等,可以在系统上发布各类通知、活动报名及失物招领等信息。学生通过寻常生活可以实时查收最新校园生活资讯。既为学校管理部门和广大师生等提供了便利,也丰富了校园生活。


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广州中医大学校园活动

       

       经过大众物业和四格互联运营团队通力协作,四格互联院校智慧后勤平台成功在广中医项目成功上线运营,充分展现了四格互联平台的高扩展性和强大的灵活配置能力,能满足多种物业业态需求。同时,大众物业也积累了丰富的院校后勤智能化运营管理经验,形成了自己独特的竞争优势,为后续成功竞标其它高校奠定了坚实基础。

 

       在尝到智能化化带来的巨大甜头后,大众物业并不满足,目前正在试点“抢单”模式,通过竞争机制进一步调动员工积极性。另外,旗下服务的广州几所高校距离较近,大众物业计划探索实施“跨区域管理”模式,对这几个院校实行统一管理。如此有利于进一步提升运营效率压缩管理成本,实现企业管理模式的创新和跨越式发展。

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