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后勤 | 四格互联助力深圳广视后勤打造后勤行业新标杆

2017.04.09 四格互联

       深圳广视后勤全权负责深圳广播电视大厦和怡景、天威和新洲基地等的后勤保障,对安保和设备管理等要求非常高。四格互联制定个性化智慧后勤解决方案,上线了安保和设备及仓库等智能管理系统,实现大厦近3000台设备数据化管理和安保巡更工作的实时化管控,并对100多种物资和供应商做到全流程闭环管理。广电大厦现已成为很多大型企业后勤管理部门的学习对象。  

  

       项目概况

 

       深圳广播电视大厦位于深圳福田金融与行政管理区中心,高200米共45层,占地面积约3300平方米,是现有深圳广电集团大楼的扩建。作为深圳广电集团的办公大楼,广电大厦本身具有写字楼性质。广电大厦作为深圳市公安厅重点保护单位之一,对后勤物业管理要求很高。

 

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深圳广播电视大厦


       广电大厦后勤物业管理由深圳市广播电影电视后勤管理有限公司(一下简称“广视后勤”)负责。广视后勤是深圳广播电影电视集团的全资子公司,成立于2005年7月,专业致力于机关后勤事务服务管理,主要以对深圳广播电影电视集团内部机关事务服务为主。另外,还在深圳广电大厦、怡景基地、天威基地、新洲基地分别设置安全保卫、机电运行、后勤管理和餐饮服务机构。


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    深圳广播电视大厦夜景


       公司成立以来,依托广电集团资源优势,大力拓展物业管理、餐饮服务、车辆服务、工程开发建设等业务。同时深化内部管理,在公司范围内建立起ISO9001国际质量管理体系,在餐饮业务中建立起ISO9001国际质量管理、ISO4001环境管理及ISO22000食品安全管理三大体系。在市场运作中,以优质专业的服务赢得了多方满意和认可。

 

       平台快速交付上线

 

       2016年9月,广视后勤与四格互联达成全面合作,引进四格互联智慧后勤管理平台,以期进一步提高企业智能化管理化水平,增强集约化管控能力,全面提升企业服务品质。对此,广视后勤高层非常重视,安排专人与四格互联运营团队对接,协调平台上线工作。

 

       同样,四格运营团队也抽调精兵强将组成“铁三角”服务小组,开始平台运行启动前期工作准备。经过周密部署,国庆节刚过即开始客服工单模块培训及客服工单模块试运营等工作。紧接着启用二维码巡更系统,开展巡更点收集、巡更路线设置工作。

 

       按照计划,12月份上线设备管理模块。经过一个多月努力,收集汇总广电大厦几千台设备台帐信息。同时,开展管理员培训和后台设备模块搭建等工作。随着运营经验的积累,2017年初广视后勤召开启动会,怡景基地、天威基地、新洲基地也全面上线四格互联智慧后勤管理平台。今年四月刚刚上线仓库管理系统。截止目前,四格互联平台已经平稳运行近8个月时间,给广视后勤物业管理工作带来明显改变。

 

       智慧后勤带来哪些改变

 

       工单信息化管理


       广视后勤物业管理部门服务面积大,涉及到众多部门,传统的纸质工单管理方式耗时耗力效率低。四格互联平台工单管理模块全面覆盖所有环节和人员,实现了工单的信息化和数据化管理。公司总部能随时随地全程了解工单处理进度和细节,减少了关键事件事后补救成本。各类工单报表系统一键导出,为员工绩效考核提供了有效依据。

 

       截至2017年4月30日,共产生工单近4000个,其中排名前两位的是物业管理部门发起的公共报障和任务下达两类工单,占到总数的90%。另外,清洁绿化、小区安全、综合服务、公共报修和室内维修等常见物管服务类型也实现在线报障和派单,大幅提升了服务响应速度。最重要的是,所有工单处理结果和满意情况以数据保存和呈现,全都一目了然。

 

       设备24小时巡检

 

       广电大厦设备管理数量多,且对设备的正常运转要求很高。为此,广视后勤机电班组实行24小时不间断运行,每小时都有人巡检。通过运用四格平台设备管理模块,为每台设备建立了详细的台账,实现了广电大厦暖通、电梯、供排水、供电、弱电、消防等近3000多台设备系统的数据化管理。

 

       使用手机客户端常服物,机电班组成员可以提前收到维保工单消息提醒。巡检过程中,只需手机扫码即可查看设备基础信息、历次维保记录和巡检标准,并能通过手机进行作业记录。如遇设备故障,还可拍照迅速发起报修。管理层还能实时监控重要设备运行状态。移动化办公极大提升了工作效率,让原本执行力很强的设备团队如虎添翼。

 

       安保巡更实时掌控

 

       作为深圳市公安厅重点保护单位,广电大厦安保工作要求非常高。因此,广电后勤物管部门第一批上线启用了巡更管理系统,率先实现安保工作的智能化升级。按照事先计划,系统会提前自动给相关责任人发送巡更消息提醒,接单后巡更人员按照路线逐点巡查打点。管理层还可实时查看工作完成情况,做到了安保工作的实时掌控。

 

       巡更系统的使用不仅提高了巡更工作效率,且杜绝了员工不及时进行巡更任务或事后弥补的可能,将安全隐患降到最低。在使用过程中,巡更团队还自创“看闻听摸”感官式巡更检查标准。2016年11月进行巡更模块试运营,截至2017年4月底,累计开展巡更任务近2000次。

 

       仓库全流程闭合管理

 

       2017年4月,广视后勤上线仓库功能模块。经过前期充分准备,对广视后勤物业管理部门原有仓库各种物品进行了统一标准的信息登记。包括物料编号、所在货架位置、入库单价、销售单价、数量、供应商等多个管理项目,实现了电气设备、给排水设备、空调设备、通讯设备、土木工程材料和灯具等100多种物资的数据化管理。

 

       另外,仓库系统与工单系统互联互通,做到了物料从出入库到使用的全流程管理,管理人员可实时查看物料领用情况。同时,还支持自定义盘点并自动生成汇总和消耗统计报表,及时发出最高和最低库存预警,实现订单与供货商闭环管理,达到降低库存、减少消耗和零库存等管理目的。

 

       后勤行业学习标杆

 

       目前,广视后勤管理的广电大厦已成为四格互联智慧后勤管理平台成功运营的一个标杆性示范项目,成为很多大型企业后勤管理部门的学习对象。先后有深圳证券交易所后勤部、惠州中海油集团后勤部、深圳书城后勤部、深圳联通后勤部前往广电大厦参观交流。甚至就连远隔千里的四川泸州物业公司也来学习取经。

 

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深圳书城后勤部参观


深圳证券交易所后勤部前往广电大厦参观2_副本.jpg

深圳证券交易所参观座谈


       四格平台之所以能在广电大厦等项目成功运行并取得突出成效,一个最重要的原因是广视后勤物业管理部门领导的高度重视和团队成员强大的执行力。另外,也与四格互联运营团队的密切协作分不开。为了保证平台顺利上线,运营经理长期待在广视后勤物业管理部,全力协助解决各种问题,被亲切称为“王老师”。


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